Compliance · Personal
Jedes Zertifikat, jedes Ablaufdatum, eine Personalakte
Verträge, Ausweise, Qualifikationen, Vorsorgeuntersuchungen und Unterweisungen hängen am Mitarbeiter, nicht in einem Ordner. Der Kalender warnt, bevor etwas abläuft, und die Kolonne, die Sie auf die Baustelle schicken, ist die, die dort sein darf.
Das Problem heute
Das Dokument existiert, irgendwo, und ist vielleicht letzten Monat abgelaufen
Abgelaufene Nachweise fallen am Tor auf
Ein Kranführerschein oder eine Vorsorgeuntersuchung läuft ab, und der Mitarbeiter wird von der Kundenbaustelle nach Hause geschickt, samt Tagesumsatz.
Kundenaudits fressen Tage
Jeder Auftraggeber verlangt dieselben Nachweise in einem anderen Format. Jemand stellt sie aus Scans, E-Mails und Gedächtnis zusammen, jedes Mal.
Einstellungswellen überfordern das Büro
Dreißig neue Mitarbeitende in einer Woche bedeuten Hunderte Dokumente zum Ablegen, Prüfen und Nachfassen, während Lohn und Baustellenkoordination nicht warten können.
Personalakte
Alles zu einem Mitarbeiter, strukturiert und durchsuchbar
Stammdaten, Adressen und Kontakte, Ausweise, Verträge und Vertragsarten, Finanzdaten, medizinische Daten, Qualifikationen, Abteilungs- und Arbeitsplatzhistorie. Dokumente sind typisiert, sodass „zeige alle, deren Staplerschein in 60 Tagen abläuft“ ein Filter ist, kein Projekt.
- Zertifikat- und Dokumenttypen, die Sie definieren
- Persönlicher QR-Code für Terminals und Baustellenkontrollen
- Ordner und Arbeitsbereiche für Dokumente mit Zugriffskontrolle
- Druckfertige Profile und Dokumentenmappen für Auftraggeber
Fristenkontrolle
Erinnerungen vor der Frist statt Ausreden danach
Jedes datierte Dokument, Zertifikat, jede Unterweisung und Vorsorgeuntersuchung erscheint im Kalender. Benachrichtigungen gehen an den Mitarbeiter, die verantwortliche Führungskraft und die Personalabteilung, in den Intervallen, die Sie wählen, per E-Mail und in der App.
- Fristenkalender pro Firma, Abteilung und Projekt
- Benachrichtigungskategorien und Einstellungen pro Nutzer
- Firmenzertifikate (ISO, SCC und weitere) auf dieselbe Weise überwacht
Was das Personalmodul umfasst
- Mitarbeiterprofile mit Adressen, Telefonnummern, Angehörigen
- Verträge und Vertragsarten
- Ausweise und Finanzdaten
- Zertifikate und Zertifikattypen mit Ablaufdatum
- Medizinische Daten und Untersuchungen
- Unterweisungen und Unterweisungsarten
- Qualifikationen, Abteilungen, Arbeitsplätze
- Dokumente, Ordner und Arbeitsbereiche
- Persönliche QR-Codes und Stempel
- Druck- und PDF-Mappen für Auftraggeber und Audits
Arbeitet zusammen mit
Schulungen und Prüfungen
Eine bestandene Prüfung erzeugt das Zertifikat in der Personalakte automatisch.
Qualität und Schweißen
Schweißerprüfungen sind Personaldokumente mit eigenen Regeln und Ablaufdaten.
Subunternehmer-Portal
Partnerfirmen pflegen die Dokumente ihrer eigenen Mitarbeitenden; Sie sehen, ob die Anforderungen erfüllt sind.
Häufige Fragen
Können wir unsere bestehende Mitarbeiterliste und Dokumente importieren?
Ja. Mitarbeitende werden beim Onboarding aus einer Tabelle importiert; gescannte Dokumente werden gesammelt hochgeladen und typisiert. Eine Dokumentenerkennung, die Zertifikatsfelder aus dem Scan vorbefüllt, ist in Entwicklung.
Wer sieht persönliche und medizinische Daten?
Nur Nutzer mit dem entsprechenden Recht. Medizinische und Finanzdaten haben eigene Rechte, getrennt vom allgemeinen Personalzugriff, und jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert.
Können Mitarbeitende ihre eigene Akte sehen?
Ja. In der Mobile-App sieht ein Mitarbeiter seine eigenen Dokumente, Zertifikate, Unterweisungen und Arbeitszeiten und erhält seine eigenen Ablauferinnerungen.
Wie übergeben wir einem Auftraggeber die verlangten Nachweise?
Drucken Sie eine Dokumentenmappe pro Mitarbeiter oder Kolonne als PDF, oder geben Sie dem Koordinator des Auftraggebers einen eingeschränkten Zugang über das Partnernetzwerk.